Verwaltungsvorlage (Nachbewilligung im Teilfinanzplan 2017 hier: Zusammenführung von Einzelmaßnahmen zu einem Gesamtprojekt "TK-Anlage Rathaus-Zentrale" - Genehmigung eines Dringlichkeitsbeschlusses -)

TOP Vorlage des Oberbürgermeisters der Stadt Krefeld öffentlich Datum 22.06.2017 Nr. 4132 /17 Anlage-Nr. FB/Geschäftszeichen: - Beratungsfolge: Sitzungstermin: Rat 06.07.2017 Betreff Nachbewilligung im Teilfinanzplan 2017 hier: Zusammenführung von Einzelmaßnahmen zu einem Gesamtprojekt "TK-Anlage Rathaus-Zentrale" - Genehmigung eines Dringlichkeitsbeschlusses - Beschlussentwurf: Der folgende von Oberbürgermeister Meyer und Ratsherrn Läckes am 21.06.2017 gefasste Dringlichkeitsbeschluss wird genehmigt: Gemäß § 83 Abs. 2 GO NRW wird der Leistung einer außerplanmäßigen Auszahlung im Teilfinanzplan 2017 bei dem Innenauftrag P01004030000 – Telekommunikation, Kostenart 78321000 – Erwerb von beweglichen VG > 410 EUR, PSP-Element 7.610027.700.100 –TK-Anlage Rathaus-Zentrale über 165.000 EUR zugestimmt. Die Deckung in der Finanzrechnung erfolgt durch die bereits freigegebenen Ermächtigungsreste bei dem Innenauftrag P01004030000 – Telekommunikation –, Kostenart 78321000 – Erwerb von beweglichen VG > 410 EUR, PSP-Element 7.510066.700.400 –Betr.- u. Geschäftsausst. in Höhe von 110.000 EUR und Innenauftrag G01004020000 – IT Geschäftsbedarf –, Kostenart 78321100 – Erwerb von beweglicher IT > 410 EUR, PSP-Element 7.510007.700.100 –Server Hardware in Höhe von 55.000 EUR Unmittelbare finanzielle Auswirkungen X ja Finanzielle Auswirkungen und Begründung auf den Folgeseiten nein Begründung Seite 1 Finanzielle Auswirkungen Vorlage-Nr. 4132 /17 Die unmittelbaren finanziellen Auswirkungen des Beschlusses sind im Haushaltsplan berücksichtigt: ja Innenauftrag: Kostenart: PSP-Element: X nein P01004030000 – Telekommunikation Kostenart 78321000 – Erwerb von beweglichen VG > 410 EUR 7.610027.700.100 –TK-Anlage Rathaus-Zentrale Nach Durchführung der Maßnahme ergeben sich keine Auswirkungen auf die Haushaltswirtschaft: Personalkosten Sachkosten 0,00 EUR Kapitalkosten (Abschreibungen oder Zinsen) Kosten insgesamt abzüglich 0,00 EUR - Erträge - Einsparungen 0,00 EUR Bemerkungen Der Gesamtbedarf beträgt inkl. externer Beratungskosten 385.000 EUR. Auf dem o a. Konto sind aus der Übertragung einer Ermächtigung aus dem Vorjahr rd. 211.500 EUR vorhanden. Ein Teilbetrag von rd. 8.500 EUR für Beratungskosten wurde bereits zum Ende des Haushaltsjahres 2016 verausgabt. Durch die nunmehr zur Verfügung zu stellenden Haushaltsmittel von 165.000 EUR, die bereits als Ermächtigungsreste aus dem Vorjahr übertragen wurden, wird der verbleibende Differenzbetrag gedeckt. Begründung Seite 2 Für die neue Telekommunikations-Anlage (TK) im Rathaus werden inkl. Beratungskosten ca. 385.000 EUR benötigt. Mit einer Mittelbereitstellung von 165.000 EUR bei dem im Beschlussentwurf genannten Konto wird die Erheblichkeitsgrenze aus § 22 Nr. 4 der Hauptsatzung überschritten und somit eine Ratsentscheidung erforderlich. Begründung der Dringlichkeit: In den Planungen für die Haushaltsjahre 2015 und 2016 waren die benötigen Haushaltsmittel noch in Einzelmaßnahmen unterteilt und daher in den dafür sachlich richtigen Kostenarten eingeplant. Durch die Entscheidung für eine VOIP-Anlage wird es notwendig, die Einzelmaßnahmen zu einem Gesamtprojekt "TK-Anlage Rathaus-Zentrale" zusammenzufassen, da es technisch einen Komplex darstellt, der nur in Verbindung aller Bestandteile funktioniert. Aufgrund der Zusammenlegung zu einem Gesamtprojekt muss auch haushaltsrechtlich die Zusammenführung erfolgen. Bisher hatte jeder Standort eine eigene selbständig funktionierende TK-Anlage. Zukünftig sind alle Anlagen von den beiden Hauptanlagen Rathaus und Stadthaus abhängig und nicht mehr eigenständig nutzbar. Es ist geplant, dass das Ergebnis der europaweiten Ausschreibung in der Septembersitzung in den Hauptausschuss eingebracht und damit die Umsetzung der Maßnahme im Haushaltsjahr 2017 gewährleistet wird. Mit allen vorgeschriebenen Fristen (Ausschreibungsfrist, Bindefrist), der Beteiligung des RPA sowie Vorlagenerstellung, etc. würde eine Entscheidung über die Mittelbereitstellung im Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und Liegenschaften am 28.06.2017 sowie des Rates am 06.07.2017 der geplanten Maßnahmenumsetzung entgegenstehen. Aufgrund der Komplexität und sehr hohen Anforderungen an die neu zu schaffende TK-Anlage kam es immer wieder zu Maßnahmenänderungen, u. a. der Neuverkabelung des Gebäudeteils Rathaus A. Die Maßnahme musste mit einer korrekten Leistungsbeschreibung neu angepasst werden. Das Ergebnis stand erst in der zweiten Hälfte des Aprils fest. Eine Ratsentscheidung in der Ratssitzung vom 04.05.2017 konnte aufgrund des einzuhaltenden Fristenplanes nicht erreicht werden. Daher war über die Mittelbereitstellung im Wege des Dringlichkeitsbeschlusses zu entscheiden. Die Deckung erfolgt wie im Beschlussentwurf dargestellt.