Verwaltungsvorlage (Dienstanweisung 210 Liquiditätskredite.pdf)

DA 210 Dienstanweisung für die Aufnahme von Krediten zur Liquiditätssicherung (Kassenkredite) Anlage 10 zur DA 200 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeines............................................................................................. 2 1.1 Geltungsbereich .............................................................................. 2 1.2 Ermächtigungsgrundlage ................................................................. 2 2 Zuständigkeiten ....................................................................................... 2 2.1 Aufbau- und Ablauforganisation ....................................................... 2 2.2 Eigenbetriebe und Sonderhaushalte................................................. 3 2.3 Abstimmungsgespräche ................................................................... 3 3 Grundsätzliche Verfahrensregeln .............................................................. 3 3.1 Zulässigkeiten von Kreditaufnahmen zur Liquiditätssicherung........... 3 3.2 Inanspruchnahme der Ermächtigungen............................................. 3 3.3 Grundsätze von Angebotseinholung und Vergabe ............................. 3 4 Kreditaufnahmen bei Kreditinstituten ....................................................... 4 4.1 Verfahren der Angebotseinholung .................................................... 4 4.1.1 Neuaufnahme für die Stadtkasse.................................................... 4 4.1.2 Neuaufnahme für Eigenbetriebe ..................................................... 4 4.1.3 Inhalt der externen Angebotseinholung und Auswertung................. 5 4.1.4 Form und Fristen............................................................................ 5 4.2 Entscheidungsverfahren innerhalb der Verwaltung ........................... 5 4.3 Abwicklung...................................................................................... 6 4.4 Dokumentation, Aktenführung und weitere Bearbeitung ................... 6 5 Inkrafttreten ............................................................................................ 6 4/2010 1 DA 210 1 Allgemeines 1.1 Geltungsbereich Diese Dienstanweisung findet Anwendung bei der Aufnahme von Krediten zur Liquiditätssicherung sowohl für den Städtischen Hauhalt als auch für die dem städtischen Liquiditätsmanagement angeschlossenen Eigenbetriebe und Sonderhaushalte. Zu dieser Kreditart gehören: 1.2 • die Inanspruchnahme von Geldmitteln konzerninterner Geldgeber mit und ohne eigene Rechtspersönlichkeit sowie • die Inanspruchnahme externer Gelder im Wege der Nutzung von Kreditbzw. Dispositionslinien oder durch die Einzelaufnahme von Geldern bei Kreditinstituten. Ermächtigungsgrundlage Zur rechtzeitigen Leistung ihrer Auszahlungen kann die Gemeinde gem. § 89 GO NW Liquiditätskredite bis zu dem in der Haushaltssatzung festgelegten Höchstbetrag aufnehmen, soweit für die Kasse keine anderen Mittel zur Verfügung stehen. Diese Ermächtigung gilt über das Haushaltsjahr hinaus bis zum Erlass der neuen Haushaltssatzung. 2 Zuständigkeiten 2.1 Aufbau- und Ablauforganisation Die Aufnahme von Krediten zur Liquiditätssicherung ist gemäß Aufgabengliederungs- und Geschäftsverteilungsplan Aufgabe des Fachbereichs Zentraler Finanzservice und Liegenschaften, Abteilung Stadtkasse. Grundlage für die Disposition von Krediten zur Liquiditätssicherung ist eine taggenaue Liquiditätsplanung. Hierbei ist es Ziel, das Konto täglich gegen Null zu disponieren. Bei dem sich hieraus ggf. ergebenden Liquiditätsbedarf ist bei einer Laufzeit von bis zu einem Monat auf Sachbearbeiterebene zu entscheiden. Bei einer Laufzeit von über einem Monat bis zu einem Jahr ist die Genehmigung der Fachbereichleitung oder des Vertreters/ der Vertreterin sowie eine Abstimmung mit dem Fachbereich Zentrale Finanzsteuerung einzuholen. Bei einer Laufzeit von über einem Jahr bedarf es einer Genehmigung durch den Stadtkämmerer/ die Stadtkämmerin. 4/2010 2 DA 210 2.2 Eigenbetriebe und Sonderhaushalte Die Aufnahme und Verwaltung von Liquiditätskrediten für die Eigenbetriebe und Sonderhaushalte hat entsprechend den in der Eigenbetriebssatzung bzw. den in der Servicevereinbarung, die zwischen dem Fachbereich Zentrale Finanzsteuerung und dem jeweiligen Eigenbetrieb bzw. Sonderhaushalt geschlossen wurde, getroffenen Regelungen zu erfolgen. 2.3 Abstimmungsgespräche In halbjährlichem Abstand lädt Fachbereich Zentraler Finanzservice und Liegenschaften den Fachbereich Zentrale Finanzsteuerung zu Abstimmungsgesprächen ein. Sie dienen der Absprache über Aufnahmestrategien (Volumina, Zinsfestschreibungen, u.ä.). 3 Grundsätzliche Verfahrensregeln 3.1 Zulässigkeiten von Kreditaufnahmen zur Liquiditätssicherung Kreditaufnahmen zur Liquiditätssicherung sind nur im Rahmen der in der Haushaltssatzung bzw. der Nachtragssatzung vom Rat der Stadt Krefeld beschlossenen Ermächtigung zulässig. 3.2 Inanspruchnahme der Ermächtigungen Vor jeder Kreditaufnahme zur Liquiditätssicherung ist zu prüfen, ob die Ermächtigung gemäß Haushaltssatzung noch ausreicht. Das ausgeschöpfte Kreditvolumen ist so zu dokumentieren, dass es jederzeit nachprüfbar ist. 3.3 Grundsätze von Angebotseinholung und Vergabe Bei eintretendem Liquiditätsbedarf muss vorrangig geprüft werden, ob die Deckung der Hauptkonten der Stadt Krefeld durch liquide Mittel von Seiten der Eigenbetriebe und ggf. Gesellschaften erfolgen kann. Sollte dies nicht möglich oder nicht wirtschaftlich sein, erfolgt entsprechend dem Grundsatz der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit die Kreditaufnahme entweder durch Inanspruchnahme der Kredit- bzw. Dispositionskreditlinie oder durch Einzelaufnahme von Geldern bei Kreditinstituten durch eine Angebotseinholung. Diese ist schriftlich zu dokumentieren. Bei Kreditlaufzeiten bis zu 360 Zinstagen bzw. max. 50 Mio. Euro Kreditvolumen sind mindestens 3 Bieter, bei darüber hinausgehenden Laufzeiten bzw. über 50 Mio. Euro Kreditvolumen sind mindestens 5 Bieter in die Angebotseinholung einzubeziehen. 4/2010 3 DA 210 4 Kreditaufnahmen bei Kreditinstituten Die ständige Beobachtung der Geldmarktsituation ist Aufgabe der in Ziffer 2.1 genannten Organisationseinheit. 4.1 Verfahren der Angebotseinholung 4.1.1 Neuaufnahme für die Stadtkasse Der Umfang, der Zeitpunkt und die weiteren Bedingungen einer Kreditaufnahme für die Stadtkasse werden insbesondere durch den konkreten Bedarf aufgrund des Haushaltsvollzugs, die Liquidität der Kasse sowie die Geldmarktsituation bestimmt. 4.1.2 Neuaufnahme für Eigenbetriebe Für die Kreditaufnahme für Eigenbetriebe ist eine Beauftragung durch diese erforderlich. Die Prüfung der Zulässigkeit der Kreditaufnahme, d.h. die Feststellung, dass noch eine offene Kreditermächtigung mindestens in Höhe der geplanten Kreditaufnahme vorhanden ist, erfolgt vor der Angebotseinholung durch den Eigenbetrieb durch die in Ziffer 2.1 genannte Organisationseinheit. Weitere detailliertere Regelungen enthalten die geschlossenen Servicevereinbarungen. 4/2010 4 DA 210 4.1.3 Inhalt der externen Angebotseinholung und Auswertung Die Angebotseinholung muss als Anforderung der Stadt Krefeld insbesondere folgende vom Anbieter zu erfüllende Daten enthalten: - Name des Kreditgebers, Kreditbetrag, Datum der Valutierung, Auszahlung 100 %, Bearbeitungs- und Geldbeschaffungskosten, Zinssatz nominal, Zinsbindung (Laufzeit etc.), vorgesehene Zinstermine, ggf. Fixingtermine, Zinsmethode. Außerdem sind weitere für die Bewertung der Angebote wesentliche Daten aus den Angeboten (Angebote einer Teilmenge des Kreditbetrages etc.) in die Dokumentation der Angebotsauswertung aufzunehmen. 4.1.4 Form und Fristen Die Angebotseinholung ist schriftlich zu dokumentieren. Für die Abgabe eines Angebots soll dem Bieterkreis eine angemessene Frist eingeräumt werden, die sich insbesondere an dem erforderlichen Valutierungszeitpunkt und der Marktlage orientiert. 4.2 Entscheidungsverfahren innerhalb der Verwaltung Die Auswertung der Angebote und die Entscheidung über deren Annahme werden entsprechend den in Ziffer 2.1 festgelegten Entscheidungsbefugnissen getroffen und sind schriftlich zu dokumentieren. Die Vergabe erfolgt in der Regel an den Bestbieter. Die Entscheidung ist dem Stadtkämmerer/ der Stadtkämmerin im Rahmen der Quartalsberichterstattung zur Kenntnis zu geben. Der Bieter, der den Zuschlag erhalten hat, wird nach der verwaltungsinternen Entscheidung hierüber telefonisch informiert. Ist eine schriftliche Bestätigung per Telefax erforderlich, so ist der Faxversand mit Sendenachweis im Vorgang zu dokumentieren. 4/2010 5 DA 210 Im Anschluss daran werden die nicht berücksichtigten Bieter telefonisch informiert. 4.3 Abwicklung Kassenkreditbestätigungen und Schuldurkunden können nur in Vollmacht des Oberbürgermeisters/ Oberbürgermeisterin bzw. des Stadtkämmerers/ der Stadtkämmerin von dem/der dazu Ermächtigten unterzeichnet werden. Sie müssen das Siegel der Stadt Krefeld tragen. Dokumentation, Aktenführung und weitere Bearbeitung 4.4 Über die Kreditaufnahme wird eine Verfügung gefertigt, die u.a. folgende Punkte beinhalten sollte: 5 • Dokumentation der Angebotseinholung einschließlich der abgegebenen Angebote, • Angebotsauswertung und Entscheidung, • evtl. Bestätigung an das entsprechende Kreditinstitut, • bei Übersendung einer Bestätigung per Fax das entsprechende FaxÜbertragungsprotokoll, • evtl. Schuldschein bzw. Darlehensvertrag, • Verfügung der Anordnungen für die Zahlungsabwicklung. Inkrafttreten Diese Dienstanweisung tritt am Tage nach der Veröffentlichung in den Mitteilungen der Stadtverwaltung Krefeld in Kraft.* Gleichzeitig tritt die Dienstanweisung für die Aufnahme von Krediten zur Liquiditätssicherung (Kassenkredite) vom 07.12.2007 außer Kraft. Der Oberbürgermeister Gregor Kathstede * (veröffentlicht in den Mitteilungen Nr. 4/2010) 4/2010 6