Verwaltungsvorlage (Auszug 03_GPA_Bericht 2014_hier_Sicherheit und Ordnung.pdf)

Stadt Krefeld Sicherheit und Ordnung 9044 ÜBERÖRTLICHE PRÜFUNG Sicherheit und Ordnung der Stadt Krefeld im Jahr 2014 Seite 1 von 30 Stadt Krefeld Sicherheit und Ordnung 9044 INHALTSVERZEICHNIS Sicherheit und Ordnung 3 Inhalte, Ziele und Methodik 3 Einwohnermeldeaufgaben 4 Gesamtbetrachtung 11 Personenstandswesen 12 Gesamtbetrachtung 16 Kfz-Zulassung Gesamtbetrachtung 17 21 Führerscheinwesen 21 Gewerbe- und Gaststättenangelegenheiten 24 Anlage: Gewichtung von Fallzahlen 27 Seite 2 von 30 Stadt Krefeld Sicherheit und Ordnung 9044 Sicherheit und Ordnung Inhalte, Ziele und Methodik Die GPA NRW prüft innerhalb des Produktbereiches Sicherheit und Ordnung folgende Handlungsfelder: • Einwohnermeldeaufgaben, • Personenstandswesen, • Kfz-Zulassung, • Führerscheinwesen und • Gewerbe- und Gaststättenangelegenheiten. Ziel der GPA NRW ist es, auf Steuerungs- und Optimierungspotenziale hinzuweisen. Die Analyse der leistungsbezogenen Kennzahlen dient als Orientierung im Hinblick auf eine angemessene Stellenausstattung. Auf der Basis von Benchmarks ermittelt die GPA NRW Potenziale. Hierbei haben wir auf Basis der Prüfungsergebnisse das monetäre Potenzial je Vollzeit-Stelle auf 50.000 Euro festgelegt. Der interkommunale Vergleich und die Potenzialausweisung helfen den Kommunen, Prioritäten für mögliche Veränderungs- und Entwicklungsprozesse zu setzen. Dafür vergleicht und analysiert die GPA NRW den jeweiligen Personaleinsatz und die erbrachten Leistungsmengen. Strukturierte Interviews unterstützen die Analyse. In jedem Handlungsfeld erfolgt erst der interkommunale Vergleich der Kennzahl Personalaufwendungen je Fall. Danach vergleichen Leistungskennzahlen den Stelleneinsatz in der Sachbearbeitung. Weitere Kennzahlen wie der Deckungsgrad der Personalaufwendungen und Fallintensitäten können die Prüfung ergänzen. Für die Ermittlung der Aufwendungen legt die GPA NRW Durchschnittswer1 te zugrunde. Die Fallzahlen werden teilweise gewichtet, um den unterschiedlichen Bearbeitungszeiten Rechnung zu tragen. Die Berechnung für die Gewichtung ist in den Tabellen am Ende des Teilberichts dargestellt. Die Aufgaben der kreisfreien Städte in den betrachteten Handlungsfeldern sind grundsätzlich identisch. Die GPA NRW definiert die untersuchten Aufgaben, so dass die Vergleichskommunen ihr Personal, die Fallzahlen und ihre Erträge unabhängig von der bestehenden Organisationsstruktur zuordnen können. Das Personal wird dabei entsprechend der GPA-Definitionen getrennt nach Sachbearbeitung und Overhead erfasst. So konzentriert sich der Leistungsvergleich auf die Sachbearbeitung und wird nicht durch Overheadtätigkeiten verfälscht. Der Personaleinsatz kann auch durch Besonderheiten der Kommune wie spezielle Ansprüche und individuelle Standards geprägt sein. Organisationsbetrachtungen oder Überprüfungen der Stellenausstattung sollen diese bestehenden Standards kritisch analysieren. Deshalb bereinigt die GPA NRW den Stellenvergleich nicht um solche Besonderheiten. Sofern die höhere Personalausstattung das Ergebnis höherer Standards ist, müssten daher zunächst diese Rahmenbe- 1 KGST-Bericht M 8/2010 Kosten eines Arbeitsplatzes 2010/2011 Seite 3 von 30 Stadt Krefeld Sicherheit und Ordnung 9044 dingungen angepasst werden, um den Personaleinsatz optimieren zu können. Daher ist eine weitere Untersuchung der individuellen Potenziale sinnvoll, z. B. durch eine aufgabenkritische Betrachtung und eine analytische Stellenbemessung. Einwohnermeldeaufgaben Die für die Einwohnermeldeaufgaben definierten Tätigkeiten erledigte die Stadt Krefeld im Jahr 2011 mit 30,15 Vollzeit-Stellen in der Sachbearbeitung. Zusätzlich bildeten 2,38 Vollzeit-Stellen den Overhead. In 2012 standen 29,49 sachbearbeitende Stellenanteile zur Verfügung und 2,68 Vollzeit-Stellen für den Overhead. Im Verhältnis zu den Einwohnerzahlen setzt die Stadt Krefeld mehr Personal ein als der Durchschnitt der Städte. So werden in Krefeld in 2011 je 100.000 Einwohner 12,86 Stellen eingesetzt, im Durchschnitt sind es 11,53 Stellen. Maßgeblich für die personelle Ausstattung sind verschiedene Faktoren. Neben den organisatorischen Rahmenbedingungen sollte das Fallaufkommen entscheidend für den Personaleinsatz sein. Bei der Ermittlung der Kennzahlen werden in 2011 55.021 gewichtete Fälle zugrunde gelegt. Für das Jahr 2012 wurden 51.714 gewichtete Fälle berücksichtigt. Personalaufwendungen je Fall Einwohnermeldeaufgaben in Euro 2011 Durch den Personaleinsatz entstanden in 2011 Personalaufwendungen in Höhe von 1.571.125 Euro. Um die Intensität des Personaleinsatzes einzuschätzen, ist es hilfreich die Personalaufwendungen mit den Fallzahlen zu verbinden. Diese Information ist auch für die interne Steuerung von Interesse. Die Entwicklung zwischen einzelnen Jahren muss dabei analysiert und interpretiert werden. So können Veränderungen beispielsweise bedingt sein durch: • mehr Personaleinsatz, • tarifliche und besoldungsrechtliche Veränderungen, • Veränderungen des Aufgabenzuschnitts und somit der Stellenbewertungen, • höhere Fallzahlen und mehr Arbeitsbelastung (mehr Überstunden, wenn bezahlt). Personalaufwendungen je Fall Einwohnermeldeaufgaben in Euro 2011 Krefeld 28,56 Minimum 17,57 Maximum 33,53 Mittelwert 24,68 1. Quartil 22,29 2. Quartil (Median) 24,94 3. Quartil 27,14 Anzahl Werte 21 Seite 4 von 30 Stadt Krefeld Sicherheit und Ordnung 9044 Feststellung Die Stadt Krefeld gehört zu den fünf Städten in Nordrhein-Westfalen mit den höchsten Personalaufwendungen je Fall. Zum Mittelwert entstehenden in Krefeld 3,88 Euro je Fall höhere Personalaufwendungen. Bei 55.021 Fällen bedeutet dies um rund 213.000 Euro höhere Personalaufwendungen als der Durchschnitt im interkommunalen Vergleich. Die Personalaufwendungen bezogen auf die Vollzeit-Stelle sind mit 48.298 Euro durchschnittlich, der Mittelwert liegt bei 47.710 Euro Personalaufwendungen je Vollzeit-Stelle. Fälle je Vollzeit-Stelle Einwohnermeldeaufgaben 2011 Durch die Verbindung von Fallzahlen und Stellenanteilen wird die Auslastung des Personals im interkommunalen Vergleich dokumentiert. Es werden nur sachbearbeitende Stellenanteile verglichen. Fälle je Vollzeit-Stelle Einwohnermeldeaufgaben im interkommunalen Vergleich 2011 Vergleichsjahr Krefeld Minimum Maximum Mittelwert 1. Quartil 2. Quartil (Median) 3. Quartil Anzahl Werte 2011 1.825 1.485 2.740 2.166 1.923 2.053 2.473 21 2012 1.754 1.613 2.727 2.098 1.868 2.051 2.321 22 Je Vollzeit-Stelle werden in 2011 675 Fälle weniger bearbeitet als der Benchmark. Zum arithmetischen Mittelwert werden 338 Fälle weniger bearbeitet. Außerdem gehört die Stadt Krefeld zu den fünf kreisfreien Städten, die je Vollzeit-Stelle die geringste Anzahl an Fällen bearbeiten. Orientiert am Benchmark benötigt die Stadt Krefeld zur Bearbeitung der Fallzahlen 22,93 Stellen. Feststellung Ausgehend vom Benchmark sind bei der Stadt Krefeld 7,2 Stellen als rechnerisches Potenzial in den Einwohnermeldeangelegenheiten zu beziffern. Dies entspricht 407.000 Euro. Zwei Stellen fielen zu Beginn des Jahres 2014 aufgrund der Schließung des Bürgerbüros West weg. Ein Teil des hier benannten rechnerischen Potenzials wurde dadurch bereits realisiert. Seite 5 von 30 Stadt Krefeld Sicherheit und Ordnung 9044 Neben dem Fallaufkommen sind insbesondere folgende Punkte maßgeblich für die personelle Ausgestaltung einer Aufgabe: • Organisation • Fallaufkommen, Kundenströme • Öffnungszeiten • Terminvergabe, Planbarkeit • Aufgabenstruktur Organisation Die Einwohnermeldeaufgaben sind in Krefeld dezentral in Bürgerbüros organisiert. Neben den Einwohnermeldeaufgaben werden weitere Aufgaben in den Bürgerbüros wahrgenommen. Die Hintergrundarbeiten der Einwohnermeldeaufgaben erfolgen im zentralen Bereich im Rathaus der Stadt Krefeld. Somit werden in den Bürgerbüros ausschließlich die Front-Office-Aufgaben wahrgenommen. Der Zentralbereich und die Bürgerbüros waren in der Vergangenheit organisatorisch nicht miteinander verbunden. Zu Beginn des Jahres 2012 wurden die Bereiche zu einer Abteilung zusammengefasst. Feststellung Die Zusammenfassung der Bürgerbüros und des Zentralbereichs (Backoffice) zu einer Organisationseinheit ist begrüßenswert. Fach- und Ressourcenverantwortung sowie fachliche und dienstliche Zuständigkeit stimmen überein. Es werden Reibungsverluste vermieden und einheitliches Handeln erleichtert. Die Stadt Krefeld besetzt elf Bürgerbüros. Im Vergleich ist das die maximale Anzahl an Bürgerbüros, obgleich 14 kreisfreien Städte einwohnerstärker sind. Feststellung Die Stadt Krefeld hält die meisten Bürgerbüros im interkommunalen Vergleich vor. In 2014 musste das Bürgerbüro West aufgegeben werden, da der Mietvertrag des Objektes auslief. Dadurch stehen aktuell noch zehn Bürgerbüros zur Verfügung. Die hier angesiedelten zwei Stellen fielen ersatzlos weg. Fallaufkommen, Kundenströme, Öffnungszeiten Um das Fallaufkommen transparenter darstellen zu könne, verteilet die GPA NRW die nicht gewichteten Fallzahlen von Anmeldungen, Ummeldungen und Ausweisanträgen gleichmäßig auf die Bürgerbüros. Seite 6 von 30 Stadt Krefeld Sicherheit und Ordnung 9044 Fälle je Haupt/Nebenstelle im interkommunalen Vergleich 2011 Krefeld Minimum 6.092 Maximum 6.092 Mittelwert 47.314 18.597 Die Einwohnerzahlen werden ebenso gleichmäßig auf die Bürgerbüros verteilt. Einwohner je Haupt/Nebenstelle im interkommunalen Vergleich 2011 Krefeld Minimum 21.309 Maximum 21.309 Mittelwert 167.156 63.725 Feststellung Bei proportionaler Verteilung der Einwohner und der Fallzahlen auf die Bürgerbüros erzielt Krefeld jeweils den Minimalwert. In den Bürgerbüros in Krefeld wird somit die geringste Anzahl an Fällen bearbeitet. Dabei werden in den Bürgerbüros weitere Aufgaben neben den Einwohnermeldeaufgaben wahrgenommen. Hierzu wird über die hier berücksichtigten Stellenanteil hinaus, Personal eingesetzt. Die Auslastung der weiteren Stellen der Bürgerbüros kann durch die GPA NRW nicht eingeschätzt werden. Empfehlung Weitere Kundenstrommessungen, unter Berücksichtigung aller Aufgaben der Bürgerbüros, können insgesamt klären, wie sich die Auslastung der Bürgerbüros einzeln und insgesamt darstellt. Für die Einwohnermeldeaufgaben bleibt festzuhalten, dass die dezentrale Struktur der Bürgerbüros sowohl in Verbindung zu den Fallzahlen und Einwohnerzahlen ungünstig ist. Empfehlung Die Stadt Krefeld sollte zeitnah die Anzahl der Bürgerbüros verringern. Personal- und Sachkosten können nur dann nachhaltig reduziert werden, wenn Bürgerbüros geschlossen sind. Dabei sind die Distanzen zwischen den Bürgerbüros teilweise sehr gering. Exemplarisch wurden die Bürgerbüros im Verhältnis zum Bürgerbüro Mitte betrachtet. Dabei liegen die Bürgerbüros Nord und Süd jeweils weniger als zwei Kilometer entfernt. Die Bürgerbüros Bockum, Fischeln und Oppum liegen weniger als fünf Kilometer entfernt. Lediglich das Bürgerbüro Uerdingen liegt geringfügig mehr als sieben Kilometer entfernt. Zwischen den Bürgerbüros sind die Entfernungen teilweise geringer. Das Argument der Erreichbarkeit der Bürgerbüros für den Bürger kann aus Sicht der GPA NRW nur bedingt gelten. Das ÖPNV Netz in Krefeld als kreisfreier Stadt ist gut ausgebaut. Es besteht die Möglichkeit, innerhalb des Stadtgebietes mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu den verschiedenen Bürgerbüros zu gelangen. Im kreisangehörigen Raum sind in der Regel weitere Entfernungen mit deutlich schlechter ausgebautem öffentlichen Personennahverkehr zu bewältigen. Auch angesichts der Entfernungen zwischen den Bürgerbüros, zeigt sich die überdimensionierte Anzahl an Bürgerbüros in Krefeld. Seite 7 von 30 Stadt Krefeld Sicherheit und Ordnung 9044 Das Fallaufkommen für die Einwohnermeldeaufgaben ist anhand von Erfahrungswerten und durch Datenauswertungen (ablaufende Dokumente) in Ansätzen prognostizierbar. Die GPA NRW gewichtet die Fallzahlen für den interkommunalen Vergleich. Für einen internen Vergleich der Bürgerbüros kann hierauf verzichtet werden. Folgendes Zahlenmaterial wurde zur Verfügung gestellt. Verteilung Fallzahlen Einwohnermeldeaufgaben 2012 Reisepässe Personalausweise Um/Anmeldunge n Führungszeugnisse Summe Prozent Bockum 762 1.633 1.899 708 5.002 7,4 Fischeln 811 1.785 2.206 779 5.581 8,2 Hüls 524 1.466 1.507 575 4.072 6,0 Linn 216 569 683 206 1.674 2,5 Mitte 1.848 7.134 11.367 3.257 23.606 34,8 Nord 604 1.548 2.395 820 5.367 7,9 Oppum 364 1.063 1.483 513 3.423 5,0 Süd 443 1.252 3.244 752 5.691 8,4 Traar 438 1.026 889 322 2.675 3,9 Uerdingen 564 1.774 2.425 791 5.554 8,2 West 559 1.319 1.385 620 3.883 5,7 EMA 0 1.202 0 58 1.260 1,9 7.133 21.771 29.483 9.401 67.788 100,0 Gesamt Feststellung Auch die Verteilung der Fallzahlen unterstreicht, dass ein Bedarf an Bürgerbüros in dieser Anzahl nicht gegeben ist. Daneben geht durch eine Vielzahl an Anlaufstellen die Planbarkeit des Fallaufkommens zurück. Je mehr Nebenstellen bestehen, desto weniger ist planbar wo die Kundenanfragen auflaufen werden. Dies erschwert erheblich den Personaleinsatz. Feststellung Durch die Reduzierung der Bürgerbüros wird nicht nur der Nachfrage gefolgt, sondern ebenfalls die Personaleinsatzplanung erleichtert. Öffnungszeiten Mit 33 Stunden Öffnungszeit je Bürgerbüro positioniert sich Krefeld im interkommunalen Vergleich durchschnittlich (Mittelwert 34 Stunden). Diese Öffnungszeiten entstehen durch die Schließung der Bürgerbüros in der Mittagszeit. Alle Bürgerbüros hatten sowohl in den Vormittagsstunden als auch in den Nachmittagsstunden geöffnet. Seite 8 von 30 Stadt Krefeld Sicherheit und Ordnung 9044 Im Verlauf der Prüfung wurden reduzierte Öffnungszeiten beschlossen. So wird die Nebenstelle Linn an zwei, die Bezirksverwaltungsstelle Oppum an drei und die Nebenstelle Traar (nur vormittags)an vier Tagen geöffnet. Hierdurch reduziert sich das Personal um rund 2,5 Stellen. Die Anzahl an Bürgerbüros bleibt gleich. Je mehr Anlaufstellen vorgehalten werden, desto mehr Personal ist einzusetzen um die Öffnungszeiten abzudecken. Die Personalplanung kann so nicht an den Fallzahlen orientiert stattfinden. Die Tatsache, dass die Öffnungszeiten durchschnittlich sind, reicht nicht aus um die Personalsituation zu entlasten. Um mittelfristig weniger Personal einsetzen zu können, werden Bürgerbüros geschlossen werden müssen. Terminvergabe, Planbarkeit In der Stadt Krefeld finden keine Terminvergaben in den Bürgerbüros statt. Somit werden ausschließlich Spontankunden bedient, eine vorherige Vereinbarung eines Termins ist nicht möglich. Interkommunal ist den meisten Städten mittlerweile zumindest begleitend die Vergabe von Terminen möglich. Die Vorteile bestehen insbesondere darin, dass der Kunden einen verlässlichen Termin hat und nicht lange Wartezeiten in Kauf nehmen muss. Zusätzliche ist das tägliche Fallaufkommen für die Verwaltung besser planbar. Es werden verschiedene Möglichkeiten der Gestaltung angetroffen. Empfehlung Die Stadt Krefeld sollte über die Einführung von Terminen in den Einwohnermeldeaufgaben nachdenken. Die technischen Möglichkeiten, Investitionsnotwendigkeiten sollten abgewogen, bewertet werden und sämtliche Gestaltungsmöglichkeiten bewertet werden. Termine erhöhen die Planbarkeit des Tagesgeschäfts. Wenn beispielsweise der Vormittag für Spontankunden, der Nachmittag für Terminkunden geöffnet wäre, birgt dies auch für die Personaleinsatzplanung eine höhere Verlässlichkeit. Bei Abbau von Nebenstellen komprimieren sich die Kundenanfragen auf weniger Anlaufstellen. Um die Wartezeiten so gering wie möglich zu halten, sind Terminvergaben ein geeignetes Mittel. Zum Erfolg von Terminvergaben bedarf es zum einen der Einhaltung der Termine durch die Stadtverwaltung und zum anderen der Pünktlichkeit der Kunden. Je stärker dies eingehalten werden kann, desto erfolgreicher können Terminvergaben zu einem reibungslosen Ablauf und geringen Wartezeiten beitragen. Aufgabenstruktur In den Bürgerbüros der Stadt Krefeld werden weitere Aufgaben wahrgenommen. Grundsätzlich ist es im Sinne eines Servicegedanken, bürgernahe Dienstleistungen zusammenzufassen. Bür- Seite 9 von 30 Stadt Krefeld Sicherheit und Ordnung 9044 gerbüros mit entsprechender Aufgabenstruktur sind bei den kreisfreien Städten verbreitet und stellen keine Besonderheit dar. Gleichwohl ist eine eindeutige Abgrenzung von Stellen bzw. -anteilen erschwert. Es mag zu Verschiebungen kommen Allerdings ist angesichts der Aufgaben nicht davon auszugehen, dass die zuvor ermittelte Differenz durch diese Aufgaben kompensiert wird. Empfehlung Die übrigen Fallzahlen der Bürgerbüros sollten betrachtet und mit den dafür vorgesehenen Personalkapazitäten verknüpft werden. Ein Vergleich unter den Bürgerbüros zeigt auch hier die tatsächliche Kundennachfrage. Ansatzpunkt dieser Empfehlung ist auch das weniger werdende Personal. Gleichzeitig nimmt die Anzahl an Bürger ab und die Automatisierung wird zunehmen. In den kommenden Jahren wird sich die Aufgabenstruktur in vielen Bereichen wandeln. Hiervon ist insbesondere der Bereich der Einwohnermeldeaufgaben betroffen. So wird es im Rahmen von E-Government zu Entlastungen kommen, wie z.B. dass Ummeldungen schneller bearbeitet werden können. Für das Jahr 2015 ist vorgesehen, dass die Bürger mit eID-Funktion im Personalausweis ihre Führungszeugnisse direkt beim Bundesverwaltungsamt bestellen können. Die Stadtverwaltung muss hier nicht mehr tätig werden. So werden die Kundenvorsprachen im Einwohnermeldebereich nach und nach zurückgehen oder durch technische Neuerung unterstützt werden. Diese Neuerungen gilt es zu integrieren und den Aufgabenbereich bestmöglich zu strukturieren. Empfehlung Die Stadt Krefeld sollte verstärkt die Möglichkeiten des E-Governments bei ihren Planungen berücksichtigen. Kundenvorsprachen werden weiter reduziert werden sich reduzieren. Die Notwendigkeit vieler Anlaufstellen wird auch hierdurch in Frage gestellt. Bereits vorgesehene Änderungen, wie beispielsweise die Nutzung des Meldeportals, sollten frühzeitig in die Planungen einfließen. Durch elektronische Anträge können persönliche Besuche in Bürgerämtern verringert oder verkürzt werden. Die Bürger können unabhängig von Ort und Öffnungszeiten die Behördengänge virtuell erledigen. Zudem reduziert sich durch automatisierte Prozesse wie Melderegisterauskünfte der manuelle Bearbeitungsaufwand in den Bürgerämtern. Schließlich ermöglichen der vorausgefüllte Meldeschein und bundesweit eingeführte Schnittstellen wie z.B. „xpersonenstand“ einen elektronischen Datenaustausch mit anderen Kommunen. Die Stadt Krefeld ist - wie die anderen Städte - dem zentralen Meldeportal angeschlossen. Voraussichtlich Mitte des Jahres 2014 soll ein manuelles Bearbeiten der Auskunftsersuchen von Behörden wegfallen. Alle Behörden haben einen verbindlichen Zugang zu diesem zentralen Meldeportal. Der Einsatz von Internet-Anträgen wird sich durch die gesetzlichen Vorgaben im E-Government zukünftig noch verstärken. Es ist noch ungewiss, inwieweit die Einwohner diese Möglichkeit nutzen oder weiterhin persönlich in das Bürgerbüro kommen. Die Kommunen können dies nur insoweit steuern, als sie die Angebote schaffen und hierüber aktiv informieren. Seite 10 von 30 Stadt Krefeld Sicherheit und Ordnung 9044 Die erwarteten prozessualen Veränderungen durch E-Government sollten zu Personalanpassungen führen. Empfehlung Die Prozesse in den Bürgerbüros werden sich in den kommenden Jahren durch die elektronischen Möglichkeiten verändern. Die Organisationsstruktur (Nebenstellen, Öffnungszeiten) und der Personaleinsatz sollte auf die sich ändernden Nachfragen abgestimmt werden. Der interkommunale Vergleich über zwei Jahre stellt lediglich eine Momentaufnahme dar. Insbesondere die regelmäßigen Fallschwankungen bei den Ausweisdokumenten können so nicht dargestellt werden. Grundsätzlich empfiehlt die GPA NRW, die Kennzahlen in der Zeitreihe fortzuschreiben und den Personaleinsatz über das Fallvolumen zu steuern. Gesamtbetrachtung Die Analyseergebnisse und wesentlichen Handlungsempfehlungen lauten zusammengefasst: • Die Stadt Krefeld gehört zu den fünf Städten in Nordrhein-Westfalen mit den höchsten Personalaufwendungen je Fall. • Die Stadt Krefeld hält mit die meisten Bürgerbüros im interkommunalen Vergleich vor. • Bei proportionaler Verteilung der Einwohner und der Fallzahlen der Einwohnermeldeaufgaben auf die Bürgerbüros erzielt Krefeld jeweils den Minimalwert. In den Bürgerbüros in Krefeld wird somit die geringste Anzahl an Fällen bearbeitet. • Kundenstrommessungen, unter Berücksichtigung aller Aufgaben der Bürgerbüros, können insgesamt klären, wie sich die weitere Auslastung der Bürgerbüros (einzeln und insgesamt) darstellt. • Die Anzahl an Bürgerbüros steht in keinem adäquaten Verhältnis zu den Fallzahlen und den Einwohnerzahlen. Daher sollte die Stadt Krefeld die Anzahl an Bürgerbüros verringern. Personal- und Sachkosten können nur reduziert werden, wenn Bürgerbüros geschlossen sind. • Die Erreichbarkeit von Anlaufstellen für den Bürger ist auch bei einer geringeren Anzahl an Bürgerbüros gegeben. Grundlage für die Planung der Bürgerbüros und des Personaleinsatzes sollten ausreichende Kundenanfragen sein. Die finanzielle Situation der Stadt Krefeld lässt ebenfalls ein Festhalten an der Vielzahl an Bürgerbüros nicht zu. Durch eine Reduzierung von Bürgerbüros wird nicht nur der Nachfrage gefolgt, sondern ebenfalls die Personaleinsatzplanung erleichtert. • Die Stadt Krefeld sollte über die Einführung von Terminen in den Einwohnermeldeaufgaben nachdenken. • Die übrigen Fallzahlen der Bürgerbüros sollten betrachtet und mit den dafür vorgesehenen Personalkapazitäten verknüpft werden. Ein Vergleich unter den Bürgerbüros zeigt auch hier die tatsächliche Kundennachfrage. Seite 11 von 30 Stadt Krefeld Sicherheit und Ordnung 9044 • Die Prozesse in den Bürgerbüros verändern sich durch neue, elektronische Möglichkeiten. Organisationsstruktur (Nebenstellen, Öffnungszeiten) und Personaleinsatz sollten auf das sich hierdurch verändernde Nachfrageverhalten abgestimmt werden. Kundenvorsprachen werden sich reduzieren, was die Notwendigkeit vieler Anlaufstellen in Frage stellt. KIWI-Bewertung Die GPA NRW bewertet das Handlungsfeld Einwohnermeldeaufgaben der Stadt Krefeld mit dem Index 2. Personenstandswesen Für das Handlungsfeld Personenstandswesen wurden mit der Verwaltung abgestimmte 10,38 Vollzeit-Stellen in der Sachbearbeitung und 1,15 Vollzeit-Stellen für den Overhead zugrunde gelegt. Mit diesen Stellen hat Krefeld im Verhältnis zu den Einwohnerzahlen den niedrigsten Personaleinsatz im interkommunalen Vergleich 2011. Durch die eingesetzten Stellen entstanden in 2011 Personalaufwendungen in Höhe von 620.757 Euro. Zudem werden 2.779 gewichtete Fälle für den Vergleich berücksichtigt. Personalaufwendungen je Fall in Euro 2011 Krefeld 223 Minimum 199 Maximum 373 Mittelwert 1. Quartil 252 225 2. Quartil (Median) 242 3. Quartil 258 Anzahl Werte 22 Feststellung Die Stadt Krefeld hat die den geringsten Personaleinsatz je 100.000 Einwohner. Die Personalaufwendungen je Fall sind entsprechend unterdurchschnittlich. Mehr als drei Viertel der kreisfreien Städte haben höhere Personalaufwendungen je Fall als die Stadt Krefeld. Fälle je Vollzeit-Stelle Personenstandswesen Letztlich maßgeblich für die Beurteilung der Personalausstattung des Themenfeldes Personenstandswesen sind die Fallzahlen. Das Fallaufkommen ist im Bereich Personenstandswesen nicht oder nur bedingt steuerbar. Die folgende Betrachtung dient als Indikator für die Auslastung der Stellen im Personenstandswesen der Stadt Krefeld. Seite 12 von 30 Stadt Krefeld Sicherheit und Ordnung 9044 Fälle je Vollzeit-Stelle Personenstandswesen im interkommunalen Vergleich 2011 (Ausländerbeteiligung nur bei den Eheschließungen) Vergleichsjahr Krefeld Minimum Maximum Mittelwert 1. Quartil 2. Quartil (Median) 3. Quartil Anzahl Werte 2011 268 166 310 237 217 235 260 22 2012 270 191 300 241 224 245 267 22 Feststellung Die Stadt Krefeld gehört zu den fünf Städten mit den günstigsten Werten in NordrheinWestfalen. Krefeld gehört zu den Städten im interkommunalen Vergleich, anhand derer der Benchmark definiert wurde. Im Verhältnis zu den Einwohnerzahlen sind die Fallzahlen bei den Eheschließungen insgesamt leicht unterdurchschnittlich. Gleiches gilt für die Anzahl der Geburten. Die Zahl der beurkundeten Sterbefälle ist durchschnittlich. In der Stadt Krefeld wurde zum 01.01.2009 das elektronische Personenstandsregister eingeführt. Auf eine Nacherfassung von Personenstandsfällen vor dem Jahr 2009 wird gänzlich verzichtet. In vielen kreisfreien Städten ist die anlassbezogene Nacherfassung der Altregister mittlerweile üblich. Elektronisch erfasste Erstbeurkundungen sind für alle Sachbearbeiter direkt verfügbar und erleichtern die Bearbeitung von Folgebeurkundungen, Hinweisen und Urkundenausstellungen. Damit entfällt die manuelle Fortschreibung der in der Vergangenheit geführten Papierregister und kann durch die Nutzung des elektronischen Mitteilungsverkehrs „xpersonenstand“ medienbruchfrei erfolgen. Die Nacherfassung der Personenstandsregister ist bisher nicht verpflichtend. Sie ist aber Voraussetzung für eine medienbruchfreie Arbeit und unterstützt damit zukunftsfähige Prozesse. Sowohl eine anlassbezogene als auch eine systematische Nacherfassung hatte in 2011 keine Priorität und war aus Sicht der Stadt Krefeld personell nicht leistbar. Feststellung Die Stadt Krefeld verzichtet auf systematische Nacherfassungen. Durch den obigen Vergleich wird deutlich, dass eine Nacherfassung bei dem derzeitigen Personaleinsatz ggf. nicht möglich sein wird. Jedoch gibt es auch Benchmarkstädte, die systematisch nacherfassen. Seite 13 von 30 Stadt Krefeld Sicherheit und Ordnung 9044 Eine absehbare Arbeitsentlastung tritt durch Abgabe des Testamentsregisters ein, wobei der Zeitpunkt der Übergabe an das zentrale Testamentsregister der Bundesnotarkammer noch nicht bekannt ist. Die Standesämter warten auf eine entsprechende Mitteilung. Krefeld verfügt über ein Krankenhaus mit einer Geburtenabteilung. Mit diesem hat die Stadt Krefeld einen so genannten „Kofferservice“ zur Beurkundung von Geburten vereinbart. Hierdurch wird eine Vorsprache der Kindeseltern vermieden. Alles kann über den Postweg erledigt werden. In der Vergangenheit lief dieser Service aufgrund mangelhaft ausgefüllter Unterlagen nicht immer zur Zufriedenheit, wurde jedoch kürzlich optimiert. Internetbasierend können Urkunden bestellt werden und werden dem Antragsteller zugeschickt. Ein persönliches Vorsprechen ist somit nicht mehr notwendig. Die Bestellung kann jedoch auch telefonisch, per E-Mail oder persönlich erfolgen. Das Fallaufkommen im Personenstandswesen ist nur bedingt steuerbar und nicht planbar. Entscheidend für die Positionierung im interkommunalen Vergleich ist die Gestaltung des Aufgabenbereichs. Mögliche Parameter für die personelle Ausstattung sind: • Organisation, Nebenstellen • Öffnungszeiten • Trauzeiten, Trauorte, Erreichbarkeit, Eventtrauungen • Planungssicherheit Diese werden im Anschluss betrachtet. Nebenstellen Im Personenstandswesen werden in der Regel keine Nebenstellen vorgehalten. Lediglich in fünf kreisfreien Städten erfolgen die Anmeldungen zur Eheschließungen und Beurkundungen nicht zentral. Feststellung In Krefeld ist das Personenstandswesen (mit Ausnahme der Durchführung von Trauungen) zentral organisiert. Öffnungszeiten Die Öffnungszeiten im interkommunalen Vergleich sind sehr weit gefächert. Seite 14 von 30 Stadt Krefeld Sicherheit und Ordnung 9044 Öffnungszeiten in Stunden im interkommunalen Vergleich 2011 Krefeld Minimum 16,00 Maximum 16,00 Mittelwert 40,00 27,60 Krefeld hat die geringsten Öffnungszeiten im interkommunalen Vergleich. Dies bedeutet jedoch nicht, dass in Krefeld weniger Service für den Bürger geboten wird als in den übrigen Städten. Abgefragt haben wir hier die allgemeinen Öffnungszeiten. Diese Zeiten stehen jeweils an den Vormittagen für Spontankunden zur Verfügung. An den Nachmittag wird in Krefeld ausschließlich mit Terminen gearbeitet. Feststellung Die GPA NRW stellt positiv fest, dass die Öffnungszeiten für Spontankunden reduziert wurden. So können Wartezeiten verringert und die Arbeitsplanung erleichtert werden. Aus mehreren Städten wurden gute Erfahrungen mit dieser Vorgehensweise berichtet. Trauzeiten und Trauorte Die Trauungen finden in Krefeld unter der Woche vormittags statt. Zudem wird einmal jährlich festgelegt, an welchen Samstagen zusätzlich Trauungen stattfinden. Insgesamt gibt es in Krefeld dreizehn Trauorte. Hierbei handelt es sich um sechs Rathäuser in den Ortsteilen und um sieben besondere Orte, die auch Sondertrauorte oder Ambientetrauorte genannt werden. In der Woche werden Trauungen in den Rathäusern angeboten. Dazu werden an 20 bis 22 Samstagen Trauungen angeboten. Die Orte der Samstagstrauungen variieren. Die Trauungen unter der Woche werden dabei von den Standesbeamten vor Ort durchgeführt. Die Bezirksverwaltungsstellenleiter werden entsprechend geschult, um diese Trauungen vorzunehmen. Aufgrund der Reduzierung der Öffnungszeiten in den Bürgerbüros werden ab 2014 in Nebenstelle Linn und Nebenstelle Traar nur noch eingeschränkt Eheschließungen angeboten. Feststellung Die Trauungen innerhalb der Woche auf die Rathäuser zu beschränken, wird als sinnvoll erachtet. Hierdurch werden Fahrtzeiten und -kosten vermieden, da die Trauungen jeweils vom vor Ort befindlichen Personal durchgeführt werden. Generell ist es aus Sicht der GPA NRW sinnvoll: • Leistungen kompakt/zentral anzubieten • Nebenstellen abzubauen • Qualität und Service zu komprimieren • Wirtschaftlichkeit und Mitarbeiterorientierung zu verstärken • eindeutige Strukturen zu schaffen (Übereinstimmung von Dienst- und Fachaufsicht bzw. Weisungsbefugnis) Seite 15 von 30 Stadt Krefeld Sicherheit und Ordnung 9044 Mit den Bezirksverwaltungsstellen sind diese Grundsätze nur bedingt kompatibel. Zudem ist die Anzahl an Bezirksverwaltungsstellen in der Stadt Krefeld überdimensioniert. Wir verweisen auf die Ausführungen zu den Einwohnermeldeaufgaben. Im Personenstandswesen der Stadt Krefeld wurde dies weitestgehend umgesetzt. Planungssicherheit Die Stadt Krefeld arbeitet bereits mit Terminvergaben. Diese gelten insbesondere für die Anmeldungen zur Eheschließung und für die Beurkundung von Geburten und werden für die Nachmittagsstunden vereinbart. Gerade in Zeiten in denen ein rückläufiger Personalbestand prognostiziert wird, gilt es Konzepte zu erarbeiten, um • das Arbeitsvolumen planbarer zu machen und • den Personaleinsatz zu flexibilisieren. Ein Mittel kann hier die verstärkte Terminvergabe sein. Mit Öffnungszeiten wird ein Servicegedanke suggeriert, der letztlich zu Lasten von Kunden und Mitarbeitern gehen kann. Es entstehen für den Kunden teilweise nicht unerhebliche Wartezeiten. Der Mitarbeiter gerät angesichts zahlreicher und lange wartender Kunden unter Druck und Stress. Bei stärkerer Terminvergabe können die Kunden mit geringeren Wartezeiten rechnen. Gleichzeitig können die Mitarbeiter besser planen. In publikumsintensiven Aufgabenbereichen ist dies sinnvoll und wichtig. Eine verstärkte Terminvergabe birgt jedoch auch Risiken. Insbesondere bedarf es eingehaltener Termine, so dass Zeiten ausgelastet sind und nicht ungenutzt verstreichen. Feststellung Durch die Terminvergabe an den Nachmittagen und die Öffnungszeiten für Spontankunden an den Vormittagen wird im Personenstandswesen der Stadt Krefeld eine gewisse Planungssicherheit für Kunden und Mitarbeiter/Einsatzplanung erreicht. In Abstimmung können zudem individuelle Termine außerhalb dieser Zeiten vereinbart werden. Dies stellt aus Sicht der GPA NRW eine flexible Handhabung im Interesse von Kunden wie Mitarbeitern sicher. Für alle beteiligten Personengruppen ist der zeitliche Aufwand planbarer. Gesamtbetrachtung Die Analyseergebnisse und wesentlichen Handlungsempfehlungen lauten zusammengefasst: • Die Stadt Krefeld erreicht bzw. übersteigt in beiden Betrachtungsjahren den Benchmarkwert im Personenstandswesen. Ein rechnerisches Potenzial besteht nicht. • Entgegen vieler Vergleichsstädte verzichtet die Stadt Krefeld gänzlich auf die Nacherfassung von Personenstandsfällen der Jahre vor 2009. Eine entsprechende Nacherfassung ist nicht verpflichtend und bedürfte ggf. eines zusätzlichen Personaleinsatzes. Seite 16 von 30 Stadt Krefeld Sicherheit und Ordnung 9044 • Die Trauungen werden innerhalb der Woche auf die Rathäuser beschränkt. So werden zusätzliche Fahrtzeiten und –kosten vermieden. Gleichwohl ist die Anzahl an Rathäusern/Bezirksverwaltungsstellen insgesamt fraglich und bedarf einer Überprüfung (vgl. Ausführungen Einwohnermeldeaufgaben). • Die Öffnungszeiten im Personenstandswesen erscheinen niedrig. Tatsächlich stehen jedoch mehr Zeiten für den Kunden zur Verfügung, da in den Nachmittagsstunden mit Terminvergaben gearbeitet wird. • Je nach Kundeninteresse könnten künftig Öffnungszeiten reduziert und Terminvergaben ausgeweitet werden. KIWI-Bewertung Die GPA NRW bewertet das Handlungsfeld Personenstandswesen der Stadt Krefeld mit dem Index 4. Kfz-Zulassung Die für die Kfz-Zulassung definierten Tätigkeiten erledigte die Stadt Krefeld mit 17,63 VollzeitStellen in der Sachbearbeitung. Zusätzlich bildeten 1,40 Vollzeit-Stellen den Overhead. Für 2011 werden 51.664 Fälle berücksichtigt. Eine Gewichtung der einzelnen Geschäftsvorfälle entfällt. In 2012 wurden 59.136 Fälle bearbeitet. Durch den Personaleinsatz entstanden in 2011 Personalaufwendungen in Höhe von 870.961 Euro. Personalaufwendungen je Fall KFZ-Zulassung in Euro 2011 Krefeld 16,86 Minimum 11,88 Maximum 23,67 Mittelwert 18,10 1. Quartil 16,22 2. Quartil (Median) 17,99 3. Quartil 19,24 Anzahl Werte 21 In der KFZ-Zulassung in Krefeld entstanden in 2011 rund 64.000 Euro niedrigere Personalaufwendungen als im Durchschnitt der Vergleichsstädte. Für die personelle Ausstattung sind die zu bearbeitenden Fallzahlen maßgeblich. Die Personalaufwendungen je Vollzeit-Stelle sind durchschnittlich. Der Overheadanteil ist mit 7,4 Prozent ebenfalls durchschnittlich (Mittelwert rund 7,1 Prozent). Somit haben die Besoldungs- und Vergütungsstruktur und die Organisation keinen großen Einfluss auf die obige Positionierung. Seite 17 von 30 Stadt Krefeld Sicherheit und Ordnung 9044 Fälle je Vollzeit-Stelle KFZ-Zulassung 2011 Vergleichsjahr Krefeld Minimum Maximum Mittelwert 1. Quartil 2. Quartil (Median) 3. Quartil Anzahl Werte 2011 2.930 2.100 4.231 2.850 2.599 2.773 3.128 21 2012 3.354 2.204 4.320 2.921 2.695 2.958 3.099 20 Feststellung Die Stadt Krefeld erreicht im Jahr 2011 nahezu den definierten Benchmark. Im Jahr 2012 wird der Benchmark überschritten. In 2012 stiegen die Fallzahlen deutlich an. In 2011 wurden 17,63 Vollzeit-Stellen in der Sachbearbeitung eingesetzt. Um den Benchmark zu erzielen wäre ein Personaleinsatz von 16,66 Stellen ausreichend gewesen. Für das Jahr 2011 ist somit ein Stellenpotenzial von einer Stelle zu beziffern. Dies entspricht 50.000 Euro. Der Anstieg der Fallzahlen aus 2012 resultiert aus gestiegenen Anzeigen für Versicherungsund Steuerrückstände, Mängel, mehr technischen Änderungen an Fahrzeugen und einer höheren Anzahl besonderer Zulassungen. Der Benchmark aus 2012 würde überschritten werden. Feststellung Das in 2011 bestehende rechnerische Potenzial ist aufgrund steigender Fallzahlen in 2012 nicht mehr gegeben. Die Fallzahlen werden nicht gewichtet. Aufgrund der Datenlage konnten zudem nicht alle Fallarten bei der Leistungskennzahl berücksichtigt werden. Insoweit sind bei der Bewertung der Leistungskennzahl folgende Faktoren für Krefeld relevant: • Die Fallintensität (Fälle je 100.000 Einwohner) ist im Jahr 2011 unauffällig. • In 2012 ist die Fallintensität insgesamt erhöht. • Die Außerbetriebsetzungen konnten nicht in der Leistungskennzahl berücksichtigt werden. Einige Städte konnten selbst und von anderen Zulassungsstellen durchgeführte Außerbetriebsetzungen nicht trennen. Maßgebliche Größe für den Personaleinsatz sind grundsätzlich die Fallzahlen. Die jeweilige Stadt gestaltet die Rahmenbedingungen, die ebenfalls Einfluss auf das benötigte Personal haben. Seite 18 von 30 Stadt Krefeld Sicherheit und Ordnung 9044 Das Fallaufkommen der KFZ-Zulassung ist nicht durch die Stadt Krefeld steuerbar. Allerdings bestand bei der Stadt Krefeld eine Besonderheit. Die KFZ-Zulassung Krefeld kooperierte in den Jahren 2011 und 2012 mit dem Kreis Viersen. Die Leistungen wurden gemeinsam angeboten, so konnten die Bürger wechselseitig die KFZBehörde des Kreises Viersen oder der Stadt Krefeld nutzen. Diese Kooperation führte dazu, dass bei der Stadt Krefeld eine verstärkte Nachfrage durch Händler entstand. Durch die Kooperation sollte ursprünglich eine halbe Stelle zusätzlich geschaffen werden, hierzu kam es jedoch nicht. Die Kooperation wurde zum März 2013 durch den Kreis Viersen aufgekündigt. Feststellung Grundsätzlich sind Kooperationen begrüßenswert. Es ist davon auszugehen, dass in Zukunft das Erfahrungswissen von Vorteil sein kann, um ggf. in Zusammenarbeit mit anderen Städten die Aufgaben weiterhin bewältigen zu können. Einbezogen wurden hier Fallzahlen des Kreises Viersen, da sie tatsächlich bei der Stadt Krefeld aufliefen. Maßgeblich für die Planung ist mittlerweile wieder ausschließlich die Fallentwicklung bei der Stadt Krefeld. Die Kooperation der Stadt Krefeld mit dem Kreis Viersen fand im Betrachtungszeitraum statt. Die Entwicklung der Fallzahl kann insofern derzeit nur bedingt eingeschätzt werden. Personelle Veränderungen waren und sind nicht zu berücksichtigen. Eine erste Erhebung der Zulassungsfälle hat gezeigt, dass die Fälle um rund 2.000 zurückgegangen sind. Je Stelle bedeutet dies jedoch eine Reduzierung von lediglich rund 120 Fällen. Da der Benchmark in 2012 übertroffen wurde, entsteht auch durch diese Entwicklung kein rechnerisches Potenzial. Empfehlung Die Stadt Krefeld sollte die Kennzahl fortschreiben und als Grundlage zur Personalbemessung nutzen. Die Stadt Krefeld setzt in der KFZ-Zulassung auf einen Kassenautomaten. Der Einsatz ist interkommunal noch nicht die Regel. Hierdurch kann der Prozess unterstützt/beschleunigt werden. Zudem kann auf Handkassen weitestgehend verzichtet werden. Die Öffnungszeiten von 28 Wochenstunden sind unterdurchschnittlich. Der interkommunale Mittel- und Medianwert liegt bei 34 Stunden. Generell sollten die Öffnungszeiten so gestaltet sein, dass sie ausreichend für die Kundenanfragen sind und gleichzeitig wenig unproduktive Zeiten für die Mitarbeiter bedeuten. In Krefeld werden die Zeiten für die Hintergrundtätigkeiten genutzt. Es wird nicht zwischen Front- und Backoffice unterschieden. Die Backofficeaufgaben werden außerhalb der Öffnungszeiten durch die Sachbearbeiter erledigt. Seite 19 von 30 Stadt Krefeld Sicherheit und Ordnung 9044 Feststellung Die Kennzahlenpositionierung zeigt, dass die Öffnungszeiten weitestgehend ausgelastet sind. Ansatzpunkte für ausgeweitete Öffnungszeiten bestehen aus Sicht der GPA NRW nicht. Steigen die Fallzahlen, so sollte nicht zwangsläufig die Öffnungszeiten erweitert werden. Vielmehr können in diesem Fall Terminvergaben angeboten werden. Termine bieten eine höhere Planbarkeit sowohl für den Kunden (Wartezeiten) als auch für die Stadt Krefeld (Organisation, Personaleinsatz, Verlässlichkeit). Derzeit besteht die Möglichkeit, Termine innerhalb der Öffnungszeiten zu vereinbaren. Die Terminvergabe wird jedoch noch nicht so gut vom Bürger angenommen. Für die Zukunft ist zu erwarten, dass weniger Personal insgesamt zur Verfügung stehen wird. Gleichzeitig ist nicht absehbar, ob eine geringe Einwohneranzahl auch geringere Fallzahlen der KFZ-Zulassung mit sich bringen wird. Empfehlung Die Terminvergabe sollte weiter angeboten und ggf. ausgeweitet werden. Die KFZ-Zulassung ist zentral organisiert. Ein Informationsschalter steht bei Bedarf für Vorprüfung von Unterlagen zur Verfügung, hier werden auch Abmeldungen vorgenommen. Ein Mitarbeiter ist mit Kurzzeitkennzeichen und roten Händler-Kennzeichen befasst. Ansonsten besteht keine isolierte Aufgabenwahrnehmung, an jedem Schalter kann alles Übrige erledigt werden. Für Anträge von Händlern und Großkunden werden täglich zwei Kollegen im rollierenden System vorgesehen. Die Händler geben Ihre Unterlagen ab und kommen zu einem späteren Zeitpunkt wieder, um sie abzuholen. Die Stadt Krefeld arbeitet mittlerweile mit einer elektronischen Akte. Die Unterlagen werden durch den Mitarbeiter eingescannt und elektronisch archiviert. Wunschkennzeichen können in Krefeld für die Dauer von drei Monaten reserviert werden. Der Zeitraum kann telefonisch um weitere drei Monate verlängert werden, bedarf aber einer Begründung. Zudem kann bei Antragstellung ein Wunschkennzeichen ausgesucht werden. Da dies dann durch den Sachbearbeiter geschieht, erhöht sich die Prozessdauer. Empfehlung Die Stadt Krefeld sollte überprüfen, in wie vielen Fällen Prozesse länger dauern, da als Kundenservice Kennzeichen durch den Sachbearbeiter angeboten/vorgeschlagen werden. Ggf. könnte die Anzahl der Vorschläge limitiert werden. Auch könnte unter Abwägung zwischen Kosten und Nutzen betrachtet werden, ob ein entsprechender Terminal aufgestellt werden könnte. An diesem können die Kunden in der Wartezeit ein Kennzeichen wählen. In Krefeld ist es möglich, Zulassungen online vorzubereiten. Eine persönliche Vorsprache ist weiterhin erforderlich. Der Online-Service bereitet jedoch den Zulassungsvorgang vor, nennt die benötigen Unterlagen und verkürzt die Wartezeiten. Der Kunde bekommt am Ende des onlineVorgangs einen Termin. Dieser wird über die Informationstheke bearbeitet, für den Kunden entstehen so gut wie keine Wartezeiten. Seite 20 von 30 Stadt Krefeld Sicherheit und Ordnung 9044 Feststellung Bisher wird diese online-Vorbereitung noch von wenigen Kunden in Anspruch genommen. Die GPA NRW sieht dieses Verfahren jedoch als zukunftsfähigen Prozess an. Für den Kunden bedeutet dies eine Zeitersparnis. Zukünftig können Fahrzeuge über ein Internet-Portal des KBA mithilfe von Sicherheitscodes abgemeldet werden. Diese Sicherheitscodes auf den Prüfplaketten der Kennzeichen sowie in den Zulassungspapieren werden erst ab Mitte 2014 bei den Zulassungen vergeben, so dass das Online-Verfahren für Außerbetriebsetzungen erst mittelfristig in größerem Umfang genutzt werden kann. Zunächst müssen die Zulassungsbehörden das Zulassungsverfahren umstrukturieren, um die fahrzeugbezogenen Sicherheitscodes bei der Zulassung zu vergeben. Über die Einführung von weiteren Online-Zulassungsverfahren wird der Gesetzgeber erst zu einem späteren Zeitpunkt entscheiden. Feststellung Der Ausbau elektronischer Prozesse und elektronischer Kommunikation wird auch im Bereich der KFZ-Zulassung zu einem Wandel der Aufgabenerledigung beitragen. Die konkreten Maßnahmen und deren Auswirkungen sind derzeit noch nicht absehbar. Es wird schrittweise zu Prozessveränderungen kommen. Diese sollten kontinuierlich bewertet werden und die prognostizierten Prozesszeiten Grundlage für die Personalplanung und –entwicklung sein. Gesamtbetrachtung Die Analyseergebnisse und wesentlichen Handlungsempfehlungen lauten zusammengefasst: • Die leistungsbezogenen Kennzahlen im Handlungsfeld Kfz-Zulassung bilden im interkommunalen Vergleich Bestwerte ab. Es bestanden in den Vergleichsjahren keine erkennbaren Personalüberhänge. • Die Handlungsmöglichkeiten sind eingeschränkt und umfassen geringe Verbesserungspotenziale. • Durch die Kooperation mit dem Kreis Viersen in den Jahren 2011 und 2012 haben sich in Krefeld Fahlzahlen erhöht. Die Entwicklung der Fallzahlen ist maßgeblich für das Erreichen des Benchmarks. Inwieweit dies auch nach beendeter Kooperation möglich ist, sollte Grundlage für die weitere Planung sein. KIWI-Bewertung Die GPA NRW bewertet das Handlungsfeld Kfz-Zulassung der Stadt Krefeld mit dem Index 4. Führerscheinwesen Die für das Führerscheinwesen definierten Tätigkeiten erledigte die Stadt Krefeld mit 8,0 Vollzeit-Stellen in der Sachbearbeitung. Zusätzlich bildeten 1,26 Vollzeit-Stellen den Overhead. Seite 21 von 30 Stadt Krefeld Sicherheit und Ordnung 9044 Bei den Kennzahlen wurden für das Jahr 2011 10.166 Fälle berücksichtigt. Im Jahr 2012 reduzierten sich die Fallzahlen auf insgesamt 9.706 Fälle. Die erteilten Fahrerlaubnisse für begleitetes Fahren mit 17 Jahren wurden zweifach gewichtet, im Übrigen wurde auf eine Gewichtung verzichtet. Die Städte erheben keine bzw. sehr unterschiedliche Daten für die Fallbearbeitung in der „Überprüfung der Kraftfahreignung“. Daher wurden diese Fallzahlen nicht einbezogen. Personalaufwendungen wurden in Höhe von 453.022 Euro berücksichtigt. Personalaufwendungen je Fall Führerscheinwesen in Euro 2011 Krefeld 44,56 Minimum Maximum 25,87 65,80 Mittelwert 39,64 2. Quartil (Median) 1. Quartil 32,17 3. Quartil 39,18 Anzahl Werte 44,56 21 Der eingesetzte Overheadanteil ist in Krefeld mit rund 13,6 Prozent überdurchschnittlich (Mittelwert 9,5 Prozent). Gleichzeitig sind die Personalaufwendungen je Vollzeit-Stelle durchschnittlich im interkommunalen Vergleich. Der erhöhte Overheadanteil entspricht 0,38 Stellen und in etwa 19.000 Euro. Je Fall hat der erhöhte Overhead somit 1,87 Euro höhere Personalaufwendungen zur Folge. Das Delta von 4,92 Euro zum Mittelwert ist somit in Höhe von 1,87 Euro auf den erhöhten Overheadanteil zurückzuführen. Die Aufgaben im Führerscheinwesen werden in Krefeld im Rahmen einer Einheitssachbearbeitung bearbeitet. Zwischen einzelnen Tätigkeiten im Rahmen der (Wieder-)Erteilung der Fahrerlaubnisse wird nicht differenziert. Die Eignungsüberprüfung erfolgt durch entsprechend qualifizierte Mitarbeiter außerhalb der Einheitssachbearbeitung. Von der Sachbearbeitung wurden im Jahr 2011 2,2 Vollzeit-Stellen für Aufgaben zur Überprüfung der Kraftfahreignung u.a. (nachfolgend OV-Sachbearbeitung genannt) zugeordnet. Dieser Anteil blieb in 2012 konstant. Nicht alle Städte konnten diese Stellenanteile gesondert ausweisen. Da keine fallbezogene Kennzahl möglich war, wird zur Einschätzung der Personalausstattung die Personalintensität abgebildet. Vollzeit-Stellen für OV-Sachbearbeitung (Kraftfahreignung) je 100.000 Einwohner Vergleichsjahr Krefeld Minimum Maximum Mittelwert Anzahl 2011 0,94 0,64 1,50 0,93 18 2012 0,94 0,64 1,50 0,95 18 Bei den Fallzahlen für die Überprüfung der Kraftfahreignung können lediglich die Entzüge und Wiedererteilungen von Fahrerlaubnissen verglichen werden. Hier weist die Stadt Krefeld überdurchschnittliche Fallintensitäten auf. So sind die Entzüge je 100.000 Einwohner in 2011 nahezu doppelt so hoch, wie der Durchschnitt der Vergleichsstädte. In 2012 reduzierte sich der Wert wieder. Dennoch ist der Personaleinsatz durchschnittlich. Nicht jede Überprüfung der Kraftfahreignung führt zu einem Entzug der Fahrerlaubnis. Manche Verfahren enden mit dem freiwilligen Verzicht oder auch mit dem Nachweis der Kraftfahreignung. Daher wären die Fallzahlen zu den Verfahren wie Anzahl der bearbeiteten Meldungen von Hinweisen, Anordnungen für ärztliche Untersuchungen und Gutachten sowie die Verzichte Seite 22 von 30 Stadt Krefeld Sicherheit und Ordnung 9044 eine relevante Bezugsgröße zur Beurteilung des Personaleinsatzes. Auch die Verfahren zur Wiedererteilung können mit Antragsrücknahme, Versagung oder Wiedererteilung enden. Die Erhebung von einheitlichen Fallzahlen war hier aufgrund der Datenlage in den Städten nicht möglich. Die nachfolgende Leistungskennzahl enthält alle Sachbearbeitungsstellen. In einer weiteren Betrachtung werden die Stellenanteile für die OV-Sachbearbeitung abgezogen, um so den übrigen Stellenanteil betrachten zu können. Fälle je Vollzeit-Stelle Führerscheinwesen Vergleichsjahr Krefeld Minimum Maximum Mittelwert 1. Quartil 2. Quartil (Median) 3. Quartil Anzahl Werte Fälle je Vollzeit-Stelle Führerscheinwesen (alle Stellen) 2011 1.271 874 2.266 1.486 1.287 1.419 1.720 21 2012 1.213 903 2.052 1.414 1.207 1.416 1.661 20 Fälle je Vollzeit-Stelle Führerscheinwesen (ohne OV-Stellen) 2011 1.753 1.055 3.368 2.173 1.806 2.076 2.557 18 2012 1.673 1.102 3.600 2.091 1.695 1.949 2.334 17 Der Personaleinsatz scheint bei Verbindung mit den Fallzahlen erhöht. Die Stadt Krefeld hat insgesamt eine durchschnittlich Fallintensität (Fälle je 100.000 Einwohner). Werden einzelnen Fallzahlen betrachtet, sind diese teilweise deutlich erhöht und teilweise deutlich niedriger als der Durchschnitt. In der Summe führt dies zu der erwähnten durchschnittlichen Intensität. Insbesondere die Anzahl der erteilten und verlängerten Personenbeförderungsscheine je 100.000 Einwohner und die erteilten Fahrerkarten (Chipkarten) je 100.000 Einwohner sind überdurchschnittlich. Die Verfahren zur Erteilung von Fahrerlaubnissen sind standardisiert. Die Fahrschulen geben in der Regel die Anträge auf Ersterteilung ab, so dass die einzelnen Antragsteller nicht persönlich vorsprechen müssen. Die Unterlagen können nach einer Woche wieder abgeholt werden. Eine elektronische Akte (Archivierung) ist bei der Stadt Krefeld für die Zukunft geplant. Zum TÜV und zur Bundesdruckerei bestehen bereits digitale Schnittstellen. Die Führerscheinstelle ist auch für die Erteilung von Fahrlehrer-Erlaubnissen und die Überprüfung von Fahrschulen zuständig. Die Überprüfung hat die Stadt Krefeld fremdvergeben. Die Überprüfungen finden regelmäßig statt (4-Jahres-Turnus). Die Öffnungszeiten des Führerscheinwesens sind mit wöchentlich 28 Stunden durchschnittlich. Der Mittelwert liegt ebenfalls bei 30 Stunden. Seite 23 von 30 Stadt Krefeld Sicherheit und Ordnung 9044 Gewerbe- und Gaststättenangelegenheiten Die für Gewerbe- und Gaststättenangelegenheiten definierten Tätigkeiten erledigte die Stadt Krefeld mit 6,7 Vollzeit-Stellen in der Sachbearbeitung. Zusätzlich bildeten 0,84 Vollzeit-Stellen den Overhead. Bei der Ermittlung der Kennzahlen sind 7.249 gewichtete Fälle die Bezugsgröße. In 2012 werden 7.439 gewichtete Fälle für den Vergleich berücksichtigt. Durch den Personaleinsatz entstanden Personalaufwendungen in Höhe von 401.630 Euro. Personalaufwendungen je Fall Gewerbe- und Gaststättenangelegenheiten in Euro 2011 Krefeld 55 Minimum 39 Maximum Mittelwert 121 1. Quartil 60 46 2. Quartil (Median) 50 3. Quartil Anzahl Werte 66 21 Die Personalaufwendungen je Fall liegen oberhalb des Medians. Somit sind mehr als die Hälfte der Vergleichsstädte günstiger im Verhältnis der Personalaufwendungen je Fall, gleichwohl wird der Mittelwert unterschritten. Dabei ist der Overhead-Anteil in Krefeld mit 11,1 Prozent an den Gesamtstellen der Gewerbeund Gaststättenangelegenheiten erhöht (Mittelwert bei 9,9 Prozent). Die Personalaufwendungen je Vollzeit-Stelle sind mit 53.267 Euro durchschnittlich (Mittelwert bei 53.952 Euro). Die Aufgabenstruktur der Gewerbe- und Gaststättenangelegenheiten ist sehr vielschichtig. Zum einen werden in standardisierten Verfahren Anträge bearbeitet. Zum anderen fallen noch Zeitanteile für Überwachungstätigkeiten, ordnungsbehördliche Verfahren sowie Bußgeldverfahren an. Die Intensität der Aufgabenwahrnehmung ist hier unterschiedlich. Lediglich die Stellenanteile für die Bekämpfung der Schwarzarbeit konnten die meisten Städte benennen. Aufgrund der Datenlage konnten wir nur einen Teil der bearbeiteten Fälle zu den VollzeitStellen in Beziehung setzen. Hierbei handelt es sich um • Gewerbean-, -um, und –abmeldungen, • gewerberechtliche Erlaubnisse, • erteilte Gaststättenerlaubnisse, • erteilte Gestattungen nach dem Gaststättengesetz. 2 Diese Fallzahlen wurden gewichtet . In diesen Vergleich fließen zunächst alle Sachbearbeitungsstellen mit ein. 2 siehe Anlage Seite 24 von 30 Stadt Krefeld Sicherheit und Ordnung 9044 Fälle je Vollzeit-Stelle Gewerbe- und Gaststättenangelegenheiten Vergleichsjahr Krefeld Minimum Maximum Mittelwert 1. Quartil 2. Quartil (Median) 3. Quartil Anzahl Werte 2011 1.082 502 1.452 1.100 869 1.261 1.302 21 2012 1.110 468 1.270 1.012 862 1.119 1.192 20 Feststellung Im Verhältnis zu den bearbeiteten Fallzahlen war die Stellenausstattung in 2011 durchschnittlich. In 2012 steigt der Kennzahlenwert in Krefeld leicht an. Durch gleichzeitig sinkende Fallzahlen der Vergleichsstädte wird der Mittelwert überschritten. Wir haben in den Vergleichen festgestellt, dass insbesondere die Bekämpfung der Schwarzarbeit interkommunal unterschiedlich gehandhabt wird. In einigen Städten werden hier mehrere Stellen eingesetzt, in anderen nur ein sehr geringer Stellenanteil. Die Tätigkeiten dieses Bereichs sind nur schwer messbar. Eine Standardisierung der Fälle ist nicht möglich. Jeder Fall bedarf eines anderen zeitlichen und inhaltlichen Aufwandes. Auch das bestehende Gefährdungspotenzial wird durch die kreisfreien Städte deutlich unterschiedlich eingeschätzt. Eine Einschätzung kann durch die GPA NRW nicht erfolgen. Daher wird auf eine Betrachtung dieser Tätigkeiten verzichtet. Die Stellenanteile für die Bekämpfung der Schwarzarbeit wurden für einen weiteren Vergleich bereinigt. Die Stadt Krefeld setzt hier einen Stellenanteil von 0,5 ein. Fälle je Vollzeit-Stelle (ohne Bekämpfung der Schwarzarbeit) Vergleichsjahr Krefeld Minimum Maximum Mittelwert 1. Quartil 2. Quartil (Median) 3. Quartil Anzahl Werte 2011 1.169 796 1.552 1.195 998 1.315 1.374 20 2012 1.200 689 1.590 1.104 939 1.168 1.247 19 Feststellung Auch bei Bereinigung der Stellenanteile für die Bekämpfung der Schwarzarbeit bleibt es insgesamt bei einem durchschnittlichen Ergebnis der Kennzahl. Eine weitere Differenzierung der Stellenanteile für die Überwachungstätigkeiten einschließlich der ordnungsrechtlichen Verfahren und Bußgeldverfahren konnte die überwiegende Anzahl der Städte nicht benennen. Daher erfolgte in der Prüfung keine weitere Differenzierung der einzelnen Aufgabenblöcke. Die kreisfreien Städte sind für die Überwachung der Betriebe und die Einhaltung der gewerbeund gaststättenrechtlichen Vorschriften verantwortlich. In der Ausführung der Überwachung hat die Verwaltung einen Handlungsspielraum, so dass sie bedarfsgerecht z.B. eigene Schwerpunkte in der Überwachung und der Intensität von Überprüfung setzen kann. Nahezu allen Vergleichsstädten mangelt es an konkretisierten Zielen im Aufgabengebiet Gewerbe- und Gaststättenangelegenheiten. Die oberste Ziel, die Aufrechterhaltung der öffentli- Seite 25 von 30 Stadt Krefeld Sicherheit und Ordnung 9044 chen Sicherheit und Ordnung, sollte aus Sicht der GPA NRW konkretisiert und regional mit Schwerpunkten entsprechend der Gefährdungslage hinterlegt werden. Ein Anhaltspunkt für den Erfolg der Bemühungen kann die Anzahl der Verstöße (bei gleicher Aufgabenintensität im jeweiligen Aufgabenfeld) sein. Im Rahmen der geführten strukturierten Interviews wurden Einzelaspekte der Aufgabenwahrnehmung und Organisation abgefragt und verglichen. Hieraus waren ebenfalls keine Besonderheiten in Krefeld ersichtlich. Feststellung Die Betrachtung der Gewerbe- und Gaststättenangelegenheiten war aufgrund der Datenlage und Aufgabenvielfalt schwierig. Die Vergleiche können insoweit lediglich als Indikator dienen um einzuschätzen, ob eine weitergehende Betrachtung sinnvoll erscheint. Aufgrund der Ergebnisse der Stadt Krefeld besteht kein erkennbarer Handlungsbedarf für eine Überprüfung von Standards der Überwachung und/oder eingesetztem Personalbestand. Seite 26 von 30 Stadt Krefeld Sicherheit und Ordnung 9044 Anlage: Gewichtung von Fallzahlen Einwohnermeldeaufgaben Bezeichnung Gewichtung Anzahl 2011 Anzahl 2012 gewichtet 2011 gewichtet 2012 Anmeldung 0,7 10.870 11.363 7.609 7.954 Ummeldung 0,4 17.990 18.120 7.196 7.248 Abmeldung 0,3 10.835 10.077 3.251 3.023 Personalausweis 1,0 26.330 24.254 26.330 24.254 Reisepass 0,9 11.817 10.261 10.635 9.235 55.021 51.714 Gesamt Personenstandswesen Bezeichnung Gewichtung Anzahl 2011 Anzahl 2012 gewichtet 2011 gewichtet 2012 Beurkundung Geburt 0,4 1.908 1.820 763 728 Beurkundung Sterbefall 0,3 3.016 3.141 905 942 Eheschließung: Anmeldung und Trauung 1,0 865 880 865 880 Eheschließung: nur Trauung 0,5 51 27 26 14 Eheschließung: nur Anmeldung 0,6 110 121 66 73 2.625 2.636 155 166 2.779 2.802 Zwischensumme: bearbeitete Anmeldeverfahren zur Eheschließung mit Auslandsbeteiligung - Zusatzfaktor 0,9 172 Summe: 184 KFZ-Zulassung Bezeichnung Fallzahl 2011 Neu-, Wieder und Erstzulassungen 11.674 Umschreibungen 21.133 besondere Zulassungen (Ausfuhr, Saison, Oldtimer, Händler-rote Kennzeichen, Kurzzeit) 7.377 technische Änderungen von Fahrzeugen 1.021 Änderungen Name/Anschrift 4.460 Anzahl der erteilten Erlaubnisse nach § 13 EG EGV eingegangene Anzeigen für Versicherungs-, Steuer und Mängel Gesamt 279 5.720 51.664 Seite 27 von 30 Stadt Krefeld Sicherheit und Ordnung 9044 Führerscheinwesen Bezeichnung Gewichtung Anzahl 2011 Anzahl 2012 gewichtet 2011 gewichtet 2012 Erteilung Fahrerlaubnisse einschließlich begleitetes Fahren mit 17 Jahren 1,0 2.546 2.751 2.546 2.751 davon begleitetes Fahren mit 17 Jahren 1,0 817 895 817 895 Erweiterung Fahrerlaubnis 1,0 473 480 473 480 Ersatzführerschein 1,0 2.151 2.194 2.151 2.194 Umschreibungen Führerschein 1,0 136 138 136 138 internationale Führerscheine 1,0 934 772 934 772 "Führerschein auf Probe" Anzahl der Anordnungen für ein Aufbauseminar und Anzahl an Verwarnungen 1,0 393 369 393 369 MehrfachtäterPunkte-System: Anzahl der eingegangenen "Erstmaßnahmen" 1,0 885 665 885 665 MehrfachtäterPunkte-System: Anzahl der eingegangenen "Zweitmaßnahmen" 1,0 155 169 155 169 erteilte Personenbeförderungsscheine 1,0 338 224 338 224 Verlängerungen Personenbeförderungsscheine 1,0 157 59 157 59 Fahrerkarten (Chipkarten) 1,0 1.181 990 1.181 990 10.166 9.706 Gesamt Seite 28 von 30 Stadt Krefeld Sicherheit und Ordnung 9044 Gewerbe- und Gaststättenangelegenheiten Bezeichnung Gewichtung Anzahl 2011 Anzahl 2012 gewichtet 2011 gewichtet 2012 Gewerbeanmeldungen 1,0 2.483 2.249 2.483 2.249 Gewerbeummeldungen 1,0 992 1.049 992 1.049 Gewerbeabmeldungen 0,3 2.240 2.222 672 667 gewerberechtliche Erlaubnisse 10,0 96 131 960 1.310 erteilte Gaststättenerlaubnisse 12,0 127 124 1.524 1.488 erteilte Gestattungen nach dem Gaststättengesetz 2,0 309 338 618 676 7.249 7.439 Gesamt Seite 29 von 30 Stadt Krefeld Sicherheit und Ordnung 9044 Kontakt Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen Heinrichstraße 1, 44623 Herne Postfach 10 18 79, 44608 Herne t 0 23 23/14 80-0 f 0 23 23/14 80-333 e info@gpa.nrw.de i www.gpa.nrw.de Seite 30 von 30