Verwaltungsvorlage (Ideenmanagement der Stadtverwaltung Krefeld)

TOP Vorlage des Oberbürgermeisters der Stadt Krefeld öffentlich Datum 07.01.2015 Nr. 900 /15 Anlage-Nr. FB/Geschäftszeichen: - 10/0 Beratungsfolge: Sitzungstermin: Ausschuss für Verwaltung, Vergabe, Ordnung und Sicherheit 21.01.2015 Betreff Ideenmanagement der Stadtverwaltung Krefeld Beschlussentwurf: Der Bericht der Verwaltung wird zur Kenntnis genommen. Unmittelbare finanzielle Auswirkungen ja X nein Finanzielle Auswirkungen und Begründung auf den Folgeseiten Begründung Seite 1 Finanzielle Auswirkungen Vorlage-Nr. 900 /15 Die unmittelbaren finanziellen Auswirkungen des Beschlusses sind im Haushaltsplan berücksichtigt: ja nein Innenauftrag: Kostenart: PSP-Element: Nach Durchführung der Maßnahme ergeben sich keine Auswirkungen auf die Haushaltswirtschaft: Personalkosten Sachkosten Kapitalkosten (Abschreibungen oder Zinsen) Kosten insgesamt abzüglich 0,00 EUR - Erträge - Einsparungen 0,00 EUR Bemerkungen Begründung Seite 2 Durch eine systematische Förderung von Initiativen und Ideen können die Erfahrungen sowie das Detailwissen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter genutzt werden. Gleichzeitig wirkt diese Förderung motivationssteigernd, da die Möglichkeit besteht, sich aktiv mit dem eigenen Ideenreichtum in den Verwaltungsprozess einzubringen. Die Stadtverwaltung Krefeld hat die Chancen eines solchen Systems sehr früh erkannt und in diesem Zusammenhang bereits im Jahr 1984 mit den „Richtlinien für das Vorschlagwesen“ ein entsprechendes Regelwerk geschaffen. Dieses wurde im März 2014 durch die Einführung eines Ideenmanagements optimiert: „Herzstück“ sind die zentrale Anlaufstelle im Fachbereich Verwaltungssteuerung und -service sowie die Einrichtung einer „Ideenkommission“. Der Ablauf des Ideenmanagements kann wie folgt dargestellt werden: 1. Einreichen einer Idee auf einem standardisierten Bogen („Ideenbogen“) beim Fachbereich Verwaltungssteuerung und -service Personenkreis: aktive Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – Einzelpersonen oder Gruppen (auch Auszubildende, Praktikanten, Beurlaubte) 2. Einholen einer Stellungnahme der betroffenen Fachbereiche/Institute/ Organisationseinheiten, Funktionen durch den Fachbereich Verwaltungssteuerung und -service („Machbarkeitsstudie“) 3. Erstellung eines Entscheidungsvorschlages für die „Ideenkommission“ (IK) durch den Fachbereich Verwaltungssteuerung und -service 4. Entscheidung über den eingereichten Vorschlag und die (Art der) Prämierung durch IK Zusammensetzung IK: - Frau Stadtdirektorin Zielke (Vorsitzende) - Herr Schäfer (Leiter Fachbereich Verwaltungssteuerung und -service) - Herr Winters (Vorsitzender Gesamtpersonalrat) - Frau Hinsen (Gleichstellungsbeauftragte) Die Entscheidung über die Annahme und Prämierung der Ideen erfolgt per Mehrheitsentscheid; bei Stimmengleichheit entscheidet die Vorsitzende. Anm.: Eine Vertretung ist jeweils möglich. Bei Bedarf können weitere Personen (z. B. Schwerbehindertenvertretung, Leiterinnen und Leiter der Fachbereiche/Institute/ Organisationseinheiten oder bestimmte Funktionen, die von eingereichten Ideen betroffen sind) hinzugezogen werden; diese haben indes kein Stimmrecht. Die Geschäftsführung obliegt einer Mitarbeiterin/einem Mitarbeiter des Fachbereiches Verwaltungssteuerung und -service. Die IK tagt regelmäßig, je nach Anzahl der eingereichten Ideen. Art der Prämierung (kein festgeschriebener Katalog und Wert; nur beispielhafte Aufzählung): Begründung Seite 3 - Geldprämie (bedarf einer gesonderten Entscheidung des Oberbürgermeisters und des Stadtkämmerers) - Sachprämie - Sonderurlaub 5. Mitteilung über Entscheidung an Mitarbeiterin/Mitarbeiter durch den Fachbereich Verwaltungssteuerung und -service Durch die zentrale Ausrichtung des Ideenmanagements sowie das ausdrückliche Vorsehen einer Prämierung wird den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Stadtverwaltung Krefeld sowohl mehr Raum als auch mehr Anreiz gegeben, sich mit ihrem Ideenreichtum in den Verwaltungsprozess einzubringen und einen wichtigen (eigenen) Beitrag zur Erreichung der folgenden, im Leitbild verankerten Ziele der Stadtverwaltung Krefeld leisten zu können: • Veränderungen und gesellschaftliche Entwicklungen vorausschauend und nutzbringend berücksichtigen • Arbeitsabläufe verbessern und den Nutzen der eingesetzten Technik erhöhen • einen offenen und fairen Umgang miteinander pflegen sowie Informationen und Meinungen gegenseitig austauschen • Leistung, Eigeninitiative und Verantwortung fordern und fördern • voneinander lernen und sich ständig weiterqualifizieren Ausdrücklich erwünscht sind hierbei auch das Einreichen von Ideen, die sich nicht auf die eigene Organisationseinheit beziehen, sowie das Einreichen einer „Gruppenidee“. Die Ideenkommission trifft am 15. Januar 2015 erstmalig zusammen, um die bislang eingereichten Ideen zu bewerten und einer Entscheidung bezüglich einer etwaigen Umsetzung zuzuführen.