Verwaltungsvorlage (Ausschreibungs- und Vergabeverfahren - Antrag der CDU-Fraktion vom 22.07.2014)

TOP Vorlage des Oberbürgermeisters der Stadt Krefeld öffentlich Datum 05.08.2014 Nr. 155 /14 Anlage-Nr. FB/Geschäftszeichen: - Beratungsfolge: Sitzungstermin: Ausschuss für Bauen, Wohnen und Mobilität 02.09.2014 Ausschuss für Verwaltung, Vergabe, Ordnung und Sicherheit 03.09.2014 Betreff Ausschreibungs- und Vergabeverfahren Antrag der CDU-Fraktion vom 22.07.2014 Beschlussentwurf: Der Ausschuss nimmt die Vorlage zur Kenntnis. Unmittelbare finanzielle Auswirkungen ja X nein Finanzielle Auswirkungen und Begründung auf den Folgeseiten Begründung Seite 1 Finanzielle Auswirkungen Vorlage-Nr. 155 /14 Die unmittelbaren finanziellen Auswirkungen des Beschlusses sind im Haushaltsplan berücksichtigt: ja nein Innenauftrag: Kostenart: PSP-Element: Nach Durchführung der Maßnahme ergeben sich keine Auswirkungen auf die Haushaltswirtschaft: Personalkosten Sachkosten Kapitalkosten (Abschreibungen oder Zinsen) Kosten insgesamt abzüglich 0,00 EUR - Erträge - Einsparungen 0,00 EUR Bemerkungen Begründung Seite 2 I. Die Zeitdauer eines Vergabeverfahrens oder auch die Dauer einzelner Schritte kann nicht pauschal festgelegt werden. Wesentlichen Einfluss auf die Dauer eines Vergabeverfahrens haben insbesondere die maßgebliche Vergabeart, die Komplexität des Auftrags und die Anzahl der Bieter. Ermittlung des Bedarfs Bereits der Zeitfaktor im Vorfeld nämlich im Rahmen der Bedarfsermittlung ist häufig nicht einzuschätzen bzw. sehr unterschiedlich. Die Ermittlung des Bedarfs im Rahmen des Neubaus einer Feuerwehrwache kann mehrere Jahre in Anspruch nehmen während die Ermittlung des Bedarfs an Kopierpapier für ein Jahr kurzfristig anhand interner Statistiken möglich ist. Schätzung des Auftragswertes Zunächst ist es erforderlich festzulegen, welche Leistung beauftragt werden soll, um dann mittels der gem. § 3 Abs. 1 VgV (Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge) durchzuführenden Schätzung den Auftragswert zu ermitteln und zu prüfen, ob die Vergabe ggf. EU-weit erfolgen muss. Der Auftragswert ist aber ebenso maßgebend, um die jeweilige Vergabeart im nationalen Bereich (VOB/A - Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistung, VOL/A – Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen) fest zu legen. Festsetzung der Angebotsfrist Es muss eine sog. Angebotsfrist festgelegt werden, bis zu der der Bieter sein Angebot vorlegen muss. Für EU-weite Verfahren sind die Fristen mit Angabe von Kalendertagen vorgegeben (z. B. Offenes Verfahren 52 Kalendertage). Die Kürzung der Fristen ist unter bestimmten Voraussetzungen möglich (z. B. Versendung der Bekanntmachung per E-Mail). Auch hier ist der Umfang genau festgelegt (im vg. Beispielfall 7 Kalendertage). Die Fristen sind aber ggf. auch zu verlängern, z. B. wenn Ortsbesichtigungen erforderlich sind. In den nationalen Bestimmungen fordert sowohl die VOB/A als auch die VOL/A, dass eine ausreichende Frist für die Bearbeitung und Einreichung der Angebote vorzusehen ist. In der VOB/A wird weiter ausgeführt, dass auch bei Dringlichkeit die Angebotsfrist nicht unter 10 Kalendertagen liegen darf und, dass bei der Festlegung der Frist insbesondere der zusätzliche Aufwand für die Besichtigung von Baustellen oder die Beschaffung von Unterlagen für die Angebotsbearbeitung zu berücksichtigen ist. Es kann somit nicht grundsätzlich einer bestimmten Vergabeart eine konkrete Angebotsfrist zugeordnet werden. In der Praxis ist der Termin zu ermitteln, bei dem der Auftraggeber bei objektiver Betrachtung der im Einzelfall relevanten Umstände davon ausgehen kann, dass dem Unternehmen genügend Zeit gewährt wird, ein entsprechendes Angebot vorzulegen. Durchführung der Wertung Für die Dauer der Wertung ist insbesondere ausschlaggebend, wie komplex der Auftrag ist, wie viele Angebote zu prüfen sind und ob Unterlagen unter Fristsetzung nachzufordern oder Aufklärungsgespräche erforderlich sind. Erteilung des Zuschlags Begründung Seite 3 Nach erfolgter Wertung und Ermittlung des Angebotes, das den Auftrag erhalten soll, kann unter Beachtung der jeweiligen Unterschriftsbefugnisse oder nach Zustimmung durch den gemäß der Zuständigkeitsordnung gegebenenfalls zuständigen Ausschuss der Auftrag erteilt werden. Hierbei ist zu beachten, dass das betreffende Angebot in Fällen der Zuständigkeit eines Ausschusses immer zuvor dem Fachbereich Rechnungsprüfung vorzulegen ist. In den anderen Fällen geschieht dies auf ausdrückliche Anforderung durch den Fachbereich Rechnungsprüfung nach Sichtung der sog. Vergabeanzeige (Anzeige des Fachbereiches das das Vergabeverfahren durchgeführt werden soll). Die Zeitdauer zwischen Angebotsabgabe und Auftragserteilung führt nicht zu größeren Risiken, die sich aus der Veränderung der Auftragslage beim zu Beauftragenden oder durch Kostensteigerungen ergeben, solange der Zuschlag innerhalb der Binde-/Zuschlagfrist erteilt wird. Die VOL/A kennt das Instrument der Bindefrist, die wie die Angebotsfrist ausreichend sein muss. In der VOB/A gibt es die sog. Zuschlagsfrist. Die Zuschlagsfrist soll so kurz wie möglich und nicht länger bemessen werden, als der Auftraggeber für eine zügige Prüfung und Wertung benötigt. Eine längere Frist als 30 Kalendertage soll nur in begründeten Einzelfällen festgelegt werden. Dieser Maßstab ist auch an die Bemessung der Frist in der VOL/A anzulegen. Innerhalb dieser Frist ist der Bieter an sein Angebot gebunden; mit Ablauf der Frist muss der Zuschlag erteilt werden. Die Binde-/Zuschlagsfrist kann im Verfahren verlängert werden. Hier ist jedoch die Zustimmung des/der Bieter erforderlich. Der Bieter kann die Verlängerung der Bindefrist ablehnen, z. B. wenn er sich aufgrund von erhöhten Material- oder Rohstoffpreisen nicht mehr in der Lage sieht, den Auftrag zu den Konditionen im Angebot auszuführen. Ob eine Optimierung erforderlich ist und mit welchen Maßnahmen sie erreicht werden kann, kann nur für den jeweiligen Einzelfall konkret vom ausschreibenden Fachbereich beurteilt werden. Allgemein lässt sich jedoch zu der Problematik anmerken, dass die notwendige und auch so gewollte Gremienbeteiligung den Zeitfaktor für die jeweils zu wählende Binde-/Zuschlagsfrist maßgeblich beeinflussen kann. Dieser Effekt kann jedoch durch eine flexible Handhabung seitens der Gremien (Stichwort: „Dringlichkeitsentscheidung in vertretbaren Einzelfällen“) kompensiert werden. II. Die angesprochenen Kostensteigerungen ergeben sich – wie zuvor dargestellt – nicht aus Verzögerungen des Vergabeverfahrens, sondern vielmehr aus Verzögerungen bzw. Störungen im Rahmen der Vertragsdurchführung. Ein häufig anzutreffendes Beispiel ist, dass der tatsächliche Bauausführungsbeginn aufgrund von Störungen im Bauablauf - oder aufgrund sonstiger Ereignisse - deutlich später stattfindet als zuvor vertraglich vereinbart. Hier verlangt die ausführende Firma oftmals eine Erhöhung des Entgelts, welche diese mit der allgemeinen Teuerung begründet.